Thuê xe đi công tác, tham quan nhà máy và đón chuyên gia nước ngoài từ sân bay
Chuyến công tác cần xe đúng giờ, tài xế lịch sự và lịch trình rõ ràng, nhất là khi tiếp đối tác hoặc chuyên gia nước ngoài. Bài này mô tả cách tổ chức xe cho chuyến công tác, từ đón ở sân bay, đi tham quan nhà máy đến tiễn khách ra sân bay khi kết thúc.
Quy trình thuê xe công tác, từ lúc đặt đến khi kết thúc chuyến
Chuyến công tác thường gồm đón sân bay, đưa đón theo lịch hằng ngày và tiễn sân bay khi kết thúc. Bạn có thể đặt gộp hoặc đặt riêng từng chặng, quy trình mỗi chặng giống nhau.
- Bạn đặt xe trên HIMIN: nhập nơi đón, điểm đến, ngày giờ và số người, rồi chọn loại chuyến "Công tác" để điền thời gian thuê, khách nước ngoài hay không, tên ghi trên bảng đón, lịch trình và nhu cầu hóa đơn VAT. Cần tài xế nói tiếng Anh thì ghi vào ô ghi chú. Đưa ra mức giá trọn gói bạn muốn trả, các nhà xe sẽ đồng ý với giá đó hoặc báo giá của họ để bạn so sánh và chọn.
- Bạn thanh toán trong app qua cổng PayOS. Thanh toán xong, vé điện tử có mã QR (kèm mã 8 ký tự bên dưới) xuất hiện trong mục Chuyến đi. Bạn có thể tải bản PDF gồm hợp đồng và phiếu đón khách để in.
- Nhà xe gán tài xế chậm nhất 12 giờ trước giờ đón. Khi tài xế được gán, tên, biển số xe và số điện thoại tài xế hiện ngay trên vé. Nếu gần giờ đón mà chưa thấy thông tin tài xế, bạn gọi hotline HIMIN 0784 343 568.
- Bạn gọi tài xế ngay trong app, hoặc nhắn tin qua Zalo, KakaoTalk, Viber, WeChat và các ứng dụng quen dùng bằng số điện thoại của tài xế (nếu tài xế dùng ứng dụng đó). Bạn gửi tên khách, số điện thoại liên hệ ở Việt Nam, địa chỉ khách sạn và nơi làm việc.
- Nếu có đón sân bay, tài xế theo dõi chuyến bay. Khi máy bay hạ cánh, tài xế có mặt ở khu vực đón, nhắn cho khách biết đang đứng ở cột số mấy và cầm bảng ghi tên khách.
- Khách gặp tài xế ở sân bay hoặc ở khách sạn, tùy chặng đầu tiên của lịch trình. Lần gặp đầu, bạn đưa mã QR trên vé. Tài xế quét, hệ thống khớp với vé của bạn rồi tài xế bắt đầu phục vụ theo lịch trình đã đặt. Nếu không quét được, bạn đọc mã 8 ký tự dưới mã QR để tài xế nhập tay.
- Tài xế đưa đón theo lịch hằng ngày: khách sạn, nhà máy, văn phòng đối tác, nơi họp và bữa ăn, chờ trong lúc khách làm việc. Chặng cuối, tài xế đón khách đúng giờ, chở hành lý và đưa ra sân bay trước giờ làm thủ tục. Thông tin chuyến chỉ hiển thị cho bạn, nhà xe và tài xế phụ trách (nhân viên HIMIN chỉ xem khi cần hỗ trợ). HIMIN không công khai lịch trình của bạn: chỉ khi bạn tự gửi vé cho người khác thì họ mới xem được.
- Khi kết thúc, tài xế bấm kết thúc chuyến trong app. Nếu có khoản ngoài hợp đồng như phí cầu đường hoặc BOT, chờ thêm giờ, điểm dừng phát sinh, vệ sinh xe hay phụ phí khác, tài xế nhập từng khoản kèm ghi chú và hệ thống gửi yêu cầu thanh toán phần phát sinh đó cho bạn trong app. Không có phát sinh thì bạn không phải trả thêm.
- Thanh toán phần phát sinh (nếu có) là xong chuyến đi. Bạn có thể đánh giá chuyến đi trong app.
Đón chuyên gia nước ngoài: những điều nên chuẩn bị
- Gửi cho nhà xe số hiệu chuyến bay, giờ đáp, tên khách để tài xế chuẩn bị biển đón.
- Ghi rõ nếu cần tài xế nói được tiếng Anh, và lịch trình theo từng ngày để nhà xe sắp xếp tài xế cố định cho cả chuyến.
- Cung cấp số điện thoại liên hệ đang dùng được tại Việt Nam, địa chỉ khách sạn và địa điểm làm việc.
- Nếu công ty cần hóa đơn, hãy thanh toán qua app HIMIN: HIMIN xuất hóa đơn cho khoản bạn thanh toán qua app.
Thuê theo chuyến hay theo tuần, theo tháng
Chuyến công tác ngắn vài ngày thường thuê theo ngày hoặc theo chuyến. Nếu chuyên gia ở lại nhiều tuần, hoặc công ty cần xe đưa đón thường xuyên, hãy xem dịch vụ thuê xe theo tháng với hợp đồng rõ ràng và chấm công tài xế trên app để hai bên cùng đối chiếu.
Ưu điểm cho doanh nghiệp khi đặt xe công tác qua HIMIN
- Một nơi để so sánh báo giá nhiều nhà xe thay vì hỏi từng nơi.
- Nhà xe được HIMIN kiểm tra giấy phép kinh doanh vận tải.
- Thanh toán qua app có biên nhận, tiện lưu chứng từ cho kế toán.
- Có lựa chọn thuê theo tháng với hợp đồng và chấm công tài xế khi nhu cầu kéo dài.
Câu hỏi thường gặp
Tài xế có chờ đón chuyên gia nước ngoài ở sân bay không?
Có. Tài xế theo dõi chuyến bay và đón khách ở khu vực đón, có thể cầm biển tên khách. Bạn cung cấp số hiệu chuyến bay, giờ đáp và số điện thoại liên hệ khi đặt xe.
Có thể thuê một tài xế cố định phục vụ hết chuyến công tác không?
Được. Bạn ghi lịch trình các ngày khi đặt hoặc trao đổi với nhà xe để sắp xếp một tài xế phục vụ suốt chuyến. Với nhu cầu nhiều tuần, nên xem dịch vụ thuê xe theo tháng.
Đi tham quan nhà máy ở khu công nghiệp thì tính giá thế nào?
Thường tính theo ngày hoặc nửa ngày kèm quãng đường. Nhà xe báo giá theo lịch trình bạn nhập, nêu rõ các khoản cầu đường, bến bãi nếu có.
Công ty có thể lấy hóa đơn không?
Có. Khi bạn thanh toán qua app HIMIN, HIMIN xuất hóa đơn cho khoản thanh toán đó, kèm biên nhận từng giao dịch. Nếu bạn tự thỏa thuận với nhà xe ngoài app, việc xuất hóa đơn do hai bên tự thống nhất.
Chuyến tiễn sân bay có tính riêng không?
Bạn có thể đặt gộp chặng đón, các ngày trong chuyến và chặng tiễn thành một lịch trình, hoặc đặt riêng từng chặng. Nhà xe sẽ báo giá theo cách bạn chọn.
Khi nào tôi biết ai là tài xế của mình?
Nhà xe gán tài xế chậm nhất 12 giờ trước giờ đón. Khi đó tên, biển số xe và số điện thoại tài xế hiện trên vé trong mục Chuyến đi. Nếu gần giờ đón mà chưa thấy, bạn gọi hotline HIMIN 0784 343 568.
Khoản phát sinh ngoài hợp đồng được tính thế nào?
Tài xế nhập từng khoản (phí cầu đường hoặc BOT, chờ thêm giờ, điểm dừng phát sinh, vệ sinh xe, phụ phí khác) kèm ghi chú khi kết thúc chuyến. Hệ thống gửi yêu cầu thanh toán phần phát sinh cho bạn trong app. Không có phát sinh thì bạn không phải trả thêm.